En una era donde la tecnología marca el ritmo, confiar en el papel como soporte principal para conservar la información parece de mínima, una respuesta poco satisfactoria.
La digitalización documental y las iniciativas vinculadas a la “despapelización” resultan en la actualidad, el primer paso natural de empresas y organizaciones privadas y públicas que buscan reducir costos, una mejor organización y contribución al cuidado del medio ambiente.
Gabriel Ascón –CoFundador y Propietario de SG Soluciones– reflexiona: “Un empleado medio dedica habitualmente el 40% de su tiempo buscando información. Revisando documentación física, emails y archivos en general. ¿Cuánto más eficiencia y calidad de trabajo podríamos encontrar si evolucionáramos en la organización de nuestra documentación mediante el uso de la tecnología”.
Que las organizaciones públicas y privadas aprendan a manejar sistemas digitales trae beneficios concretos. No solo ahorra costos, sino que aumenta la productividad y competitividad al mismo tiempo que mejora las condiciones de trabajo.
En el caso de las organizaciones públicas, además, contribuye a “democratizar y transparentar” la información así como a simplificar notablemente los procesos. Ascón afirma que “no estamos sólo frente a una tendencia mundial; sino que, la digitalización primero y la despapelización como paso más innovador, representan una respuesta a una necesidad real para la preservación, administración, acceso y disponibilidad de información, a toda hora y desde cualquier dispositivo”.
Ahora bien, ¿qué implica digitalizar?
Para el común de los mortales, digitalizar –en la jerga corporativa- es utilizar un scanner. Sin embargo, existen nuevos caminos acordes a la tecnología y a la conciencia corporativa que se ha despertado respecto al cuidado al medio ambiente.
En este sentido, la gestión documental electrónica (link al servicio en la web www.sgsoluciones.com.ar/gestion-documental ) es una de las soluciones más efectivas. Esta gestión abarca desde el escaneo o “digitalización” de los documentos, software para su captura, búsqueda y visualización de imágenes hasta la implementación de flujos de trabajo y firma digital.
Normalmente, las compañías se limitan sólo al primer paso y; no es por falta de voluntad, sino muchas veces por falta de conocimiento experto y recursos o por creer que acceder a este tipo de tecnologías es caro. Y lo cierto es que, con “escanear” papeles no alcanza y existen multiplicidad de modelos para implementarlo, incluso en una PyMe .
Gabriel Ascón, resume “hemos trabajado en diversos proyectos de digitalización y la clave ha sido el asesoramiento y no vender soluciones “enlatadas”. Ayudamos a las empresas e instituciones a crear un sistema de digitalización propio en base a su flujo de trabajo. Les recomendamos los equipos adecuados y les proveemos soluciones de gestión y control electrónicos acordes a sus posibilidades e incluso los guiamos en los procesos necesarios para optimizar sus métodos de impresión. Todo ello es parte del trabajo que realizamos desde SG Soluciones para reducir los costos y orientar a las organizaciones en iniciativas que vuelvan sus procesos más sustentables”.
http://www.elcontact.com/2016/08/despapelizacion-el-nuevo-camino.html