¿Cuántas veces las empresas malgastan dinero en productos que nadie debería haber comprado?
¿Cuánto cuesta procesar mal o de forma ineficaz una factura? En la práctica, en contabilidad aparecen con frecuencia tres errores típicos.
Descubra cuáles son y cómo evitarlos.
#1. El pago de facturas no autorizadas: si los procesos no se siguen al pie de la letra, puede suceder que una empresa pague por productos o servicios que un empleado ha comprado sin previa autorización.
¿Cómo evitarlo?: la gestión documental electrónica se encarga que todos los procesos de gestión de pedidos y contabilidad se cumplan sin excepción. Para cada pedido o pago deben presentarse sin excepción las autorizaciones necesarias. Además, los procesos son más transparentes y rápidos; por ejemplo, gracias a la automatización de flujos de trabajo y la implementación de prácticas y reglas empresariales importantes en forma de software.
#2. Excedentes de pagos: estos son, probablemente, los contratiempos más dolorosos en contabilidad, ya sea porque se ha saldado por error un importe de factura demasiado elevado, o porque durante la lenta tramitación han caducado descuentos, ofertas o bonificaciones y, en el peor de los casos, al importe de la factura deben añadirse intereses de demora y gastos de reclamación.
¿Cómo evitarlo?: un sistema de gestión documental también elimina la causa de estos imprevistos. El contable "solo" debe ajustar el importe de la factura a los contratos de compraventa, pedidos y recibos correspondientes. Esto es más fácil de decir que de hacer y puede comportar una pérdida de tiempo innecesaria si los documentos todavía están en formato impreso. Esto implica que los errores debidos a las prisas o a los retrasos en los pagos pueden salir caros.
Un sistema de gestión documental soluciona esta situación, ya que archiva electrónicamente todos los documentos importantes y permite a los contadores realizar este ajuste del importe de la factura, así como las demás comprobaciones, de manera sencilla y rápida.
#3. Facturas desaparecidas: ¿qué pasa cuando el contable busca en vano una factura porque se ha traspapelado o tirado por equivocación? Solamente por motivos de cumplimiento, este tipo de percances no pueden tener lugar. Los auditores dan mucha importancia a un procesamiento de facturas limpio y una contabilidad legalmente correcta. Solo así se puede evitar que las empresas falsifiquen sus ventas o beneficios mediante facturas falsificadas.
¿Cómo evitarlo?: actualmente, las empresas invierten mucho dinero en realizar copias de seguridad y en la gestión del buen funcionamiento empresarial. Incluso las catástrofes naturales o los ataques de piratas informáticos ya no suponen la pérdida de documentos importantes. Los pequeños errores administrativos en los cálculos tampoco deberían acarrear consecuencias graves. Por lo tanto, quienes teman los pedidos no autorizados, los caros excedentes de pagos o las fatales pérdidas de documentos, deben saber que pueden reducir considerablemente estos riesgos mediante la introducción de una solución de gestión documental electrónica o de gestión de contenido empresarial (ECM).
Fuente: Docuware Blog